バーチャルオフィスは怪しい・違法？トラブルやリスクを回避するポイント

バーチャルオフィスはマイクロ法人や個人事業主、ネッソショップ運営者の注目を集めています。しかし、物理的なオフィスを持たないこの新しい形態に対して、一部からは「本当に信用して良いのだろうか？」という疑問や「違法ではないの？」という声も上がることがあります。

このブログでは、バーチャルオフィスのリアルなリスクと、それに対する回避のポイントを徹底的に解説します。もし、あなたがバーチャルオフィスの利用を検討しているなら、この記事は絶対に読んでおきたい情報が満載です。

バーチャルオフィスとは何か。怪しくて違法？

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスを単純に言うと、物理的なオフィススペースを持たない企業や個人のために、ビジネスアドレスや電話応対、会議室利用などのサービスを提供する仕組みのことを指します。

物理的なオフィスを持つと、家賃・敷金・礼金・水道光熱費・清掃費などのコストがかかります。物理的なオフィスを持つことに制約を感じる企業やフリーランサーが増えてきました。このような背景から、柔軟で経済的なバーチャルオフィスの需要が高まっています。

バーチャルオフィスが怪しいと思われるのはなぜか

物理的な存在を持たないサービスは、その透明性の低さから詐欺や違法行為に悪用されやすいと一般に認識されています。バーチャルオフィスも例外ではなく、過去には投資運用会社を装った架空会社の住所としてや取り込み詐欺集団に悪用された事例が報告されています。

バーチャルオフィスの住所貸しや法人登記は違法ではない

バーチャルオフィスの利用は、住所貸しや法人登記でも違法ではありません。法人登記において本店所在地に制限は存在せず、バーチャルオフィスを指定することも認められています。

また、特定商取引法の規定により、バーチャルオフィスの利用も認められています。バーチャルオフィスを「怪しい」と感じるのは、詳しい情報を知らないからかもしれません。

バーチャルオフィスを使うと違法になる業種

バーチャルオフィス自体は違法ではないのですが、一部の業種では利用が許可されていない場合がありますので、注意が必要です。計画している事業において、バーチャルオフィスの利用が許されているかどうかを予め確認してください。

バーチャルオフィスの利用ができない業種

バーチャルオフィス利用時の主なトラブル事例

バーチャルオフィスは違法ではありませんが、トラブルがないわけではありません。事前に知ることでトラブルを回避しましょう。

郵便物の受取遅れ

バーチャルオフィスには郵便物の受取や転送のサービスがありますが、バーチャルオフィスに郵便物が到着してから、それが利用者の手元に届くまでの時間が長くなることがあります。特に、請求書の受領が遅れてしまい、その結果として支払い期限が過ぎてしまうと、信頼を損ねる可能性が出てきます。

しかし、郵便物の到着連絡や到着した郵便物を写真でお知らせするサービスがあるバーチャルオフィスオフィスなら、郵便物が手元に届くのが遅れることを防げます。

法人登記ができない

バーチャルオフィスを選ぶ際に注意すべき点として、一部のバーチャルオフィスでは住所利用のみが提供され、法人登記ができない場合があります。また、法人登記を希望する場合、追加のオプション料金が発生する会社も存在します。バーチャルオフィスを契約する前に、提供されるサービス内容を十分に確認することが大切です。

法人登記ができる契約でも、同一住所で同じ会社名がある場合は法人登記できません。法人登記しようとするバーチャルオフィスに登記予定の会社名と同じ会社名がないか確認すると失敗が回避できます。

バーチャルオフィスの倒産

バーチャルオフィス利用時のトラブルの中で、注意が必要なのがバーチャルオフィスの倒産です。バーチャルオフィスが倒産すると、それまで利用していた会社住所が記載されている名刺やパンフレットの再印刷が必要になり、ホームページ上の会社住所の修正も行う必要が出てきます。

さらに、法人としてバーチャルオフィスの住所を登記していた場合には、新たなバーチャルオフィスを探し、その住所への変更登記を行う必要があります。社会保険に加入している場合も、事業所在地の変更手続きが必要となります。

信頼できるバーチャルオフィスの選び方

信頼できるバーチャルオフィスを選ぶ際のポイントをご紹介します。まず、バーチャルオフィスが本人確認や入居審査を実施しているかどうかを確認しましょう。これは、安全性と信頼性を高めるための基本的な手続きとなります。

次に、創業からの年数が長いバーチャルオフィスは、その運営実績からも信頼度が高まると考えられます。また、大手企業の系列に属しているバーチャルオフィスは、経営基盤がしっかりしているため、倒産のリスクが低いと言えます。これらのポイントを参考に、あなたにとって最適なバーチャルオフィスを選んでください。

まとめ

バーチャルオフィスは、近年のリモートワークの普及やフリーランス文化の拡大に伴い、多くのビジネスパーソンに利用されています。しかし、その一方で、「バーチャルオフィスは怪しい」「違法では？」という疑問や誤解もあるのが事実です。

バーチャルオフィス自体は違法ではありませんが、利用する際にはいくつかの注意点が必要です。特に、郵便物の受取遅延やバーチャルオフィスの倒産、法人登記に関する問題などのリスクがありますが、事前に確認すれば回避できます。

信頼できるバーチャルオフィスを選ぶためには、本人確認・入居審査の有無、創業からの年数、経営基盤の安定などをチェックすることが必要です。また、業種や事業内容に応じて、バーチャルオフィスの利用が許可されているかどうかの確認も欠かせません。

最後に、バーチャルオフィスを利用することのメリットとデメリットをしっかり理解し、自身のビジネススタイルやニーズに合わせて最適な選択をすることが大切です。適切な知識と注意を持って、バーチャルオフィスを賢く利用しましょう。