バーチャルオフィスの選び方｜料金・法人登記・住所貸し・失敗しないポイント

マイクロ法人の創設、ネットショップの運営、副業の拡大といった現代のビジネススタイルの進化に伴い、バーチャルオフィスの需要が急速に高まっています。この背景には、事業のスタートアップコストを抑えつつ、プロフェッショナルなサービスを利用したいという多くの経営者やフリーランサーの思いがあります。

では、バーチャルオフィスとは具体的にどのようなサービスを提供しているのでしょうか。本記事では、バーチャルオフィスの基本的なサービスから選び方のコツ、料金や法人登記の際の注意点、そして住所利用のポイントまで、幅広く解説していきます。事業を始める前の方はもちろん、すでに活動を開始している方も、最適なバーチャルオフィスの選び方を知ることでさらなるビジネスの成功をつかむヒントにしてください。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスは、実際の物理的なオフィススペースを持たず、ビジネスの機能やオフィスとしての役割を果たすことができるサービスを指します。郵便物の受取や、ビジネス用住所の提供、オプションで電話番号の提供や転送サービスなどを追加することができる場合もあります。バーチャルオフィスは、リアルなオフィスの持つ敷金・礼金・固定費や維持費を大幅にカットし、低コストでのビジネス運営を実現するために非常に有効です。

法人登記？住所利用？

バーチャルオフィスにはいくつかのタイプがあり、「法人登記ができるタイプ」と「住所利用のみのタイプ」が主なものとして挙げられます。法人登記ができるタイプは、法人としての登記を必要とする場合に、オフィスの住所として利用することができるサービスを提供するタイプです。

これに対して、住所利用は名前の通り、ビジネスの登記や法的な手続きを伴わず、あくまで連絡先やビジネスアドレスとしての利用に特化したサービスを提供するものです。

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント

所在地

ビジネスの舞台裏としての所在地は、非常に大切な要素の一つです。特に、ビジネスエリア内のアドレスは、クライアントや取引先からの印象を高めるための重要な要因となることが頻繁にあります。

バーチャルオフィスのサービスを利用する際には、渋谷や銀座のようなブランドイメージが強く、ビジネスの中心とも言えるエリアの住所を選ぶことも可能です。これにより、企業のブランディングやイメージアップが図れるでしょう。

また、ランドマーク的な有名ビルの住所を使用することで、一段とプレミアムな印象を与えることができます。このように、所在地はビジネスの信頼性やブランド力を高める上で、非常に重要なポイントとなります。

サービス内容

多くのバーチャルオフィスは、単に住所提供だけでなく、多岐にわたるサービスを展開しています。その中でも、郵便物の転送サービス、電話の受付や転送、さらには会議室の利用など、ビジネスニーズに合わせて利用できるものが多いのが特徴です。特に、郵便転送の頻度や、郵便の到着を知らせるサービス、そしてその内容をスキャンしてメールでの通知など、細かいサービス内容にも注目が必要です。

料金と相場

バーチャルオフィスの料金は、提供されるサービスの内容やそのクオリティによって大きく変動します。法人登記が可能なバーチャルオフィスの場合、格安のサービスを提供する業者では月額990円〜2000円程度が一般的な相場となっています。一方、単に住所の利用のみを目的とする場合、270円〜1000円以下が相場です。

プレミアムなサービスや特別な条件が加わると、料金はそれに応じて高くなります。例えば、ランドマーク的な有名ビルの住所を利用できるサービスや、会議室の利用が可能なタイプのバーチャルオフィスでは、その分高額な料金が設定されている場合が多いです。

4. 信頼性・評判

バーチャルオフィスを利用する際、サービス提供者の信頼性や評判は非常に大切な要素となります。なぜなら、選んだバーチャルオフィスが突然の倒産をしてしまうと、そこに法人登記を行っている場合、急遽新しい住所への変更手続きを行わなければならなくなるリスクが伴います。これはビジネスを行う上で大きな手間とコスト、そして信用の喪失にもつながり得る問題です。

信頼性は、長期的に安心してサービスを利用するための基盤とも言えます。そのため、選択する際にはサポート体制や対応の質はもちろん、他の利用者からの評価や口コミをしっかりと確認しましょう。

バーチャルオフィスのサービス

住所利用

「住所利用」とは、具体的には、法人登記用の住所として利用することや、日常の業務での郵便物の宛先として使用する、さらには特定商取引法に基づく住所表記など、さまざまな用途での住所利用をサポートしてくれるものです。

しかし、ここで注意点が一つ。すべての「住所利用」サービスが、法人登記に利用できるわけではありません。バーチャルオフィスを選ぶ際、特に法人としての登記を考えている場合には、そのサービスが法人登記対応の住所提供をしているかどうかをしっかりと確認する必要があります。

郵便受取・郵便転送

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持つことなくビジネスを展開するためのサポートを提供するサービスのひとつです。その中でも、「郵便受取・郵便転送」サービスは非常に重要です。

バーチャルオフィスの住所で郵便や宅配便を受け取り、郵便物や荷物を指定の住所へ転送してもらうことができます。月一、週一、都度転送などサービスによって様々な頻度があるので、必要な頻度を確認しましょう。

電話番号貸出・電話秘書

バーチャルオフィスのサービスの中には、特定の市外局番「03」などの電話番号や「050」で始まるIP電話番号を提供するオプションがあります。さらに、かかってきた電話を指定された番号に転送する機能や、専任の電話秘書が電話に応答して対応するサービス、さらには電話の内容をまとめてメールで通知してくれるサービスも利用できます。

会議室

バーチャルオフィスの中には会議室を完備しているものも存在します。これらの会議室は取引先との打ち合わせやセミナー開催などの目的で、会員料金のもとで利用することが可能です。もし会議室を頻繁に利用するのであれば、駅からのアクセスが良いビルや、カフェのような雰囲気を持つスペースを有するバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。その際、会議室の設備や雰囲気もしっかりとチェックすることをおすすめします。

バーチャルオフィスの落とし穴

バーチャルオフィスを利用できない業種

バーチャルオフィスの利用には、適さない業種が存在します。人材派遣、有料職業紹介、士業（弁護士、司法書士、税理士など）、探偵業、建設業、不動産、中古品販売、金融商品取引などが該当します。これらの業種でバーチャルオフィスの住所を使用しての登記は違法となる場合があるので、慎重に検討する必要があります。

バーチャルオフィスは主に住所提供を目的としたサービスであり、顧客との面談や契約、商品の保管などが必要な業種には適していません。しかし、業種によっては利用規約が変わる場合もあるので、具体的な事業内容と合致するかどうかを確認することが重要です。

犯罪に利用されていないか？

もし、同じバーチャルオフィスの住所を使用している他の会員が不正や犯罪行為に関与していたら、その影響を受けてしまうかもしれません。厳格な審査基準を持つバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。

過去には、バーチャルオフィスが詐欺などの不正行為に利用される事例があり、2008年の法改正に伴い、犯罪収益の移転防止法の適用対象となりました。バーチャルオフィスの提供業者によって審査の厳格さは異なりますが、厳しい審査基準を採用している業者を選べば、より安心してサービスを利用することができます。

同じビルで同じ名前の会社は法人登記できない

商業登記法第27条において、同じ本店所在地で、同じ商号を登記することは禁止されています。同じバーチャルオフィスの住所で、同一の商号や同一の本店名を持つ企業の法人登記は許可されません。もし希望する社名の会社がそのバーチャルオフィスにすでに存在する場合、あなたの企業はそこでの法人登記ができません。

法人登記を目的としてバーチャルオフィスの住所を使用する際は、同じ社名の会社が既に存在しないかを事前に確認することが大切です。

タイプ別おすすめのバーチャルオフィス

バーチャルオフィス でできるサービスやバーチャルオフィスを選ぶときの注意点はいろいろあります。自分に必要なサービスを取捨選択してぴったりのバーチャルオフィスの選びましょう。

格安で法人登記をしたい

格安の料金で法人登記をしたいなら、レゾナンスがおすすめです。年間契約すると月額990円で法人登記ができる住所と月1回の郵便転送が契約できます。

格安料金で特商法の住所で利用できる住所貸し

ネットショップ運営など特商法の住所表記に自宅の住所を使いたくない場合はバーチャルオフィスの住所貸しがおすすめです。バーチャルオフィスの住所貸しで気を付けるポイントは、郵便受取の有無です。返品対応などで郵便受取がある場合は、郵便受取や転送があるサービスを選びましょう。

返品対応など郵便の受取がない場合は、METSオフィスは月額300円以下の住所貸しサービスがありますよ

一等地だけでなくステータスが高いビルの住所を使いたい

バーチャルオフィスは一等地の住所を使えるサービスが多いですが、一等地だけではなくてステータスが高い有名ビルの住所が使いたい場合は、Regusがおすすめです。

丸の内の「丸の内パシフィックセンチュリープレイス」、渋谷の「マークシティ」、大阪の「あべのハルカス」などランドマーク的な有名ビルにRegusの店舗があります。

大都市ではない住所のバーチャルオフィスを利用したい

バーチャルオフィスは大都市に多いですが、大都市ではないけどバーチャルオフィスが必要なときは日本全国に６０店舗以上あるKarigo がおすすめです。