起業家としての最初のステップを踏み出す際、法人登記は避けて通れない大切な手続きの一つです。しかし、初期コストやオフィスの場所、プライバシーの保護など、多くの悩みや課題が待ち受けています。そんな中、近年注目を浴びているのが「バーチャルオフィス」を使用した法人登記。
この記事では、バーチャルオフィスが起業家にとってなぜおすすめなのか、その魅力や利点を詳しく解説していきます。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、実際に物理的なスペースに入居することなく、住所だけを借りることができるオフィスのことを指します。実際の作業スペースを提供するレンタルオフィスやコワーキングスペースとは異なります。
一部のバーチャルオフィスサービスでは、郵便の受け取りや転送、専用の電話番号の提供、さらには会議室の利用など、多様なオプションが提供されています。
また、仮想空間上に存在するオフィスも「バーチャルオフィス」と称されることがありますが、本記事では、具体的に住所や電話番号の貸し出しを中心としたバーチャルオフィスに焦点を当てて解説していきます。
バーチャルオフィスの活用法
会社設立時の法人登記用住所として
法人を設立する際には登記する住所が必要です。自宅住所を利用することも可能ですが、いくつかの制約が伴います。例えば、賃貸物件や持ち家の場合、それぞれ管理者や所有者の許可が必要になることがあります。
また、持ち家の場合、住宅ローン減税の対象外となる可能性も考慮する必要があります。こうした問題を回避するために、バーチャルオフィスの住所を法人登記に使用できます。
ビジネスのイメージアップ
バーチャルオフィスを利用することで、一等地に位置する有名なビルの住所を手頃な料金で取得することが可能となります。特に、ステータスの高い有名ビルの住所を提供しているバーチャルオフィスは、企業やビジネスの信頼性とプロフェッショナルなイメージを一層高める助けとなります。
オンラインショップの運営アドレスとして
近年、個人でも手軽にオンラインショップの開設が可能となっており、多くの人がビジネスを展開しています。しかし、ショッピングサイトを運営する上で、特定商取引法に基づく住所の公開が義務付けられています。
自宅の住所を公開したくないという人も多いでしょう。そのような場合、プライバシーを守るためにバーチャルオフィスの住所をオンラインショップの表記住所として利用することができます。
あいり(ネットショップ運営)ネットショップ運営すると、特商法でネット上に住所表記が必要になります。自宅住所を公開するのは避けたいですよね。
郵便物の宛先や送り主住所としての活用
バーチャルオフィスは、一人暮らしの女性、インフルエンサー、ハンドメイド作家など、さまざまな方々が郵便物の宛先や送り主の住所として利用することができます。クレーマーやストーカーなど、予期せぬトラブルを避けるための対策として、自宅の住所を公開したくないという方にとって、バーチャルオフィスは非常に有効な選択となるでしょう。
バーチャルオフィスで法人登記するメリット
家賃などのコスト削減
オフィスを物理的に借りる場合、家賃、敷金、礼金、水道光熱費などの固定費が継続的に発生します。特に一等地の場所を選ぶと、月額の家賃だけで数十万円以上の負担が必要になることも。
しかし、バーチャルオフィスを利用すれば、家賃が1,000円程度からと非常にリーズナブルに事務所の住所を持つことができます。このような低コストのサービスを利用することで、新しいビジネスをスタートさせる際の初期投資を大幅に削減できるのです。
プライバシー保護
法人登記の際、登録された住所はホームページや名刺などに掲載されることが一般的です。自宅の住所での法人登記は、自宅のプライベートな情報をオンライン上に露出させるリスクを持ちます。このような状況を回避するために、バーチャルオフィスを利用して法人登記を行うと、自宅の住所を公開することなく、ビジネスの信頼性を保持することができます。
また、バーチャルオフィスを利用することで、営業のダイレクトメールや電話など、自宅に直接届く不要な情報の受け取りを回避することができます。
自宅で法人登記できない場合
自宅の住所を法人登記に使用しようと考える場合、いくつかの制約や問題に直面することがあります。特に賃貸の住宅やマンションでは、契約内容や建物の管理ルールにより、事業用途での使用や法人登記が制限されることが少なくありません。オーナーや管理組合の方針により、法人登記の許可が得られないケースも考えられます。
このような状況下で、バーチャルオフィスは非常に有効な解決策となり得ます。自宅での法人登記が難しい場合にも、バーチャルオフィスを活用することで、ビジネスのスタートアップをスムーズに進めることができます。
バーチャルオフィスのデメリット
信頼性の問題
バーチャルオフィスは物理的なスペースを持たないため、取引先やビジネスパートナーによっては、実際のオフィスを持たない企業に対して不信感を抱く可能性があります。特に、新規の取引先との初めての取引時には、信頼関係の構築が難しくなることが考えられます。
融資のハードル
金融機関による融資を受ける際、実際のオフィススペースや施設を持たない企業は、信用リスクとして評価されることがある。これは、特にスタートアップ企業や中小企業にとって、資金調達の際の大きな障壁となる可能性があります。
登記できない業種がある
バーチャルオフィスの登記が認められない業種
- 古物商
- 税理士／弁護士／司法書士などの士業
- 職業紹介業
- 人材派遣業
- 建設業
- 不動産業
- 探偵業
法人登記を行う際、バーチャルオフィスを使用することは合法的に認められていますが、業種や事業内容によっては一定の制約や要件が存在します。
一部の業種では、事業所としての最低限の面積や施設の要件が設定されています。バーチャルオフィスは仮想的な存在であるため、これらの要件を満たすことはできません。また、事業を行う上で事業所の実態が求められることがあります。たとえ法人登記が完了していても、別途の許認可や届出手続きが必要な業種では、バーチャルオフィスのみでは不十分となることがあります。
バーチャルオフィスのサービス
バーチャルオフィスは多岐にわたるサービスを提供しています。サービスの内容によっては基本料金に含まれている場合もあれば、オプションとして追加料金が必要なものも存在します。自身のビジネスニーズに合わせて、必要なサービスを選んで利用することが大切です。
住所利用
バーチャルオフィスで提供される住所利用サービスには、法人登記が可能なタイプと、特定商取引法の表記用などでの利用に限定され、法人登記ができないタイプの二つのタイプが存在します。自身のビジネスでどのような目的で住所を利用するのかを明確にし、サービス内容をしっかり確認して選択することが重要です。
郵便受取・転送
バーチャルオフィスの中には、郵便物の受け取りや指定先への転送サービスを提供するものもあります。ただし、全てのバーチャルオフィスがこのサービスを提供しているわけではなく、一部には郵便受取ができないタイプも存在します。
また、返送や宛先不明の郵便物のみの受取や、転送頻度に応じた料金設定となっている場合もあります。ビジネスでの郵便物の受取・送付の頻度やニーズを考慮し、サービスの内容を確認して選択することが求められます。
かなこ(マイクロ法人)法人登記をする場合は、税務署や社会保険の書類が登記した住所に送られるので郵便受取できないと困ってしまいますよ。
ゆうた(コンサル)法人名義の銀行口座を作るときは、法人の住所に郵便が届かないと口座が作れないこともあります。
電話番号貸出・転送
バーチャルオフィスには、電話番号の貸し出しや転送サービスを提供するものがあります。市外局番「03」をはじめとする伝統的な番号や、近年の「050」で始まるIP電話番号など、様々な種類の番号を利用することができます。
また、着信専用の番号から発信も可能な番号まで、さまざまな機能が用意されています。さらに、指定したスマートフォンなどへの転送サービスを利用することで、柔軟な通話対応が可能となります。
かなこ(マイクロ法人)法人名義の銀行口座を作るときに、スマホ不可の銀行もあるので固定電話の番号を借りられるのは助かりますよ
電話受付・電話秘書
バーチャルオフィスの提供するサービスの中には、専門的な電話受付や電話秘書サービスも含まれています。人の手で直接電話に応対することで、よりプロフェッショナルな印象を与えることができ、これが会社のイメージアップに効果的に働きます。
法人登記するバーチャルオフィスの選び方
必要なプランの確認
最初に、自分のビジネスに必要なサービス内容を洗い出しましょう。例えば、郵便の受け取りや転送サービスが必要な場合、その頻度や範囲がサービスとして提供されているか確認が必要です。
電話番号のオプション検討
初期段階では電話番号の利用が必要ない場合も、ビジネスの拡大や法人口座の開設、融資の申し込みなどで市外局番から始まる電話番号が求められることも考えられます。このようなシチュエーションを想定し、後からオプションとして電話番号を追加できるかどうかをあらかじめ確認しておくことが重要です。
バーチャルオフィス内に自社と同一の社名がないか確認
バーチャルオフィスの選択を行う際には、住所だけでなく登記されている会社名にも注意が必要です。同一の住所で全く同じ会社名での登記は許可されません。この点を確認しないまま進めてしまうと、後でトラブルの原因となる可能性が高まります。
さらに、厳密に同じ名前でなくても、非常に類似した名称の会社がすでに存在する場合、郵便物の誤配などの問題が発生する可能性があります。
信頼できるバーチャルオフィスか？
バーチャルオフィスを選ぶ際のキーとなる要素は、そのオフィスの信頼性と安定性です。特に、企業の法人登記を行う場合、選ぶオフィスの背景や過去の履歴は非常に大切です。
まず、そのバーチャルオフィスが過去に犯罪に関与したり、公序良俗に反するビジネスに使われていないか確認することが求められます。また、そのオフィスが選定する利用者の審査が厳格であることも、そのオフィスの信頼性を示すポイントとなります。
また、小規模で経営が不安定なバーチャルオフィスは、突然の閉鎖のリスクも考慮しなければなりません。バーチャルオフィスが閉鎖した場合、新しいオフィスを見つけて住所変更の登記を行わなければならず、その手間やコストが発生します。
そのため、長期間の運営実績があり、経営が安定しているバーチャルオフィスを選ぶことで、将来的なトラブルや手間を減らすことができます。
